Le deuxième emplacement choisi s'est révélé plus adapté : on a rencontré la direction du Grand Parc de Miribel-Jonage, qui a refusé qu'on organise sur les 2 zones repérées par Sébastien et nous a forcés à nous rabattre sur une zone qui les arrangeait. On a tout de même retenu l'emplacement car un repérage nous a permis de constater que la zone pouvait être exploitée via un long tracé.
A 10 jours de l'évènement j'ai pris en main la communication autour de l'épreuve. J'ai découvert qu'il y avait des contraintes à respecter pour faire une affiche. Cela semble tout bête sur le principe, mais une affiche est plus complexe qu'il n'y paraît. Si des visages sont identifiables, il faut l'accord des personnes concernées. Il faut mettre les logos des sponsors, le lieu, les tarifs, les horaires, les modalités d'inscription, le règlement, ... soit plein de petites infos à hiérarchiser de manière à ce que les plus importantes ressortent en premier et que l'ensemble reste lisible. Ce n'est pas sorcier en soi, mais quand on n'en a jamais fait, ce n'est pas si évident que ça. Si j'avais une nouvelle affiche à faire, j'irais beaucoup plus vite maintenant que je sais tout ça.
Ce samedi matin, j'ai été retenu et n'ai pas participé à la mise en place du circuit. J'ai rejoint mes équipiers, leurs femmes (qui ont joué un rôle majeur dans l'organisation, notre club étant petit) et leurs enfants vers 12h30, soit 45 minutes avant le départ de la première épreuve "jeunes". Les enfants ayant déjà récupéré leurs dossards et tout étant installé, je n'ai pas eu grand chose à faire les premières minutes. J'en ai profité pour saisir la grille des engagés ... en vue de gagner du temps quand on me transmettra les résultats. Ca a été utile.
Quand les adultes sont arrivés pour récupérer leurs dossards, les femmes de mes équipiers (qui tenaient ce poste) leur ont donné des dossards. Quelques minutes plus tard, des classeurs sont arrivés et leur porteur leur a dit "c'est pour les coureurs pré-inscrits en vue du championnat du Rhône". Il a fallu retrouver les premiers inscrits pour procéder à l'échange des dossards, ce qui leur a fait perdre du temps et de l'énergie bêtement. Je suis allé aider à la distribution des dossards : recopier les informations de la licence sur une feuille, récupérer l'argent de l'engagement, donner le dossard et glisser la licence dans la pochette à la place du dossard. Un simple coup de main qu'on prend rapidement, la tâche étant basique et robotique. Il y a eu une période de rush quand on a procédé à l'échange des dossards distribués par erreur, sachant qu'en même temps les premiers jeunes venaient rendre leur dossard. Ca a été sport pendant 15 à 20 minutes puis ça s'est calmé. Il restait encore 50 minutes avant le départ et tout semblait rouler.
L'activité étant devenue faible sur la distribution des dossards, j'ai récupéré et trié les photos des jeunes une fois leur épreuve terminée. J'ai pu faire en parallèle les 2 opérations, il me suffisait de lever le nez de l'écran quand quelqu'un venait s'inscrire. J'ai ensuite répondu aux questions du journaliste du progrès qui souhaitait interviewer l'un des organisateurs. Sébastien n'étant pas disponible, le journaliste a été aiguillé vers moi. Pour ne pas dire trop de bêtise, notamment sur l'historique du club, j'ai rejoint notre dirigeante historique, celle qui tient le club depuis 30 ans suite au décès (à vélo !) du président fondateur. Ca a été une co-interview, tout ça en poursuivant le tri des photos et la distribution des dossards. Ca a été un peu sport, mais ça a été.
Je me suis ensuite rendu au départ pour aider aux opérations. Ils m'ont appelé pour les aider, mais je n'ai pas servi à grand chose à part replanter 2 piquets. Ca m'a au moins permis de découvrir ce que c'était du point de vue du spectateur, puisque jusqu'à présent j'ai toujours vécu les départs des cyclocross depuis le point de vue du coureur.
A peine les piquets replantés, j'ai représenté le club sur la remise des récompenses des courses jeunes. J'ai distribué les coupes aux 3 premiers de chaque catégorie, l'une des femmes de mes équipiers se chargeant de leur remettre leur lot. La bonne surprise est venue de l'un des benjamins que j'encadre au Lyon Sprint Evolution : il a remporté la course dans sa catégorie à l'issue d'un final très serré. C'est lui seul qui a pédalé, c'est lui seul qui a gagné, mais j'avoue que ça m'a fait plaisir de me dire que le fait de l'avoir emmené sur les chemins boueux ces dernières semaines lui a permis de progresser pour aller chercher le titre.
J'ai ensuite profité d'un petit moment de liberté pour saisir les résultats de l'épreuve jeunes. Comme j'avais rentré à l'avance toutes leurs informations, la saisie a été rapide. Elle aurait pu être encore plus rapide si on m'avait donné leurs numéros de dossard : une formule Excel toute simple permet de récupérer le contenu des champs à partir du numéro de dossard ... en me donnant la place et le numéro de dossard, tout le reste aurait pu se remplir automatiquement. J'ai fait manuellement la correspondance, sur 22 enfants ça ne m'a pas pris longtemps. J'ai ensuite pu regarder l'épreuve pendant une dizaine de minutes, soit l'intégralité du dernier tour.
Quelques minutes après l'arrivée des premiers, je suis retourné à mon poste pour récupérer les dossards. Ayant bien préparé mon poste pendant le petit temps mort précédent l'arrivée, faisant en sorte de faciliter la prise en main des licences, la récupération s'est très bien déroulée. J'en ai de nouveau profité pour télécharger les photos de l'épreuve et trier les quelques clichés flous.
L'activité semblant arriver par vague dans ce genre de cas, on m'a demandé de préparer les coupes et lots pour la remise des récompenses. Ceci en parallèle de la récupération des dossards. Enfin, une fois les dossards récupérés et la cérémonie de remise des prix lancé, je suis allé aider mes équipiers qui démontaient les différentes installations. Tout a été rangé en nettoyé, afin de laisser un endroit plus propre après notre départ qu'avant notre arrivée. La seule trace visible pendant quelques semaines s'est formée suite aux multiples passages des vélos dans la terre. La nature étant bien faite, l'herbe qui a été couchée se redressera petit à petit pour revenir à sa position d'origine. Les épreuves ne durant qu'une heure, les coureurs ne jettent pas de bidons ni d'emballages dans la nature, vu qu'ils n'ont pas le temps de boire ni de manger.
La journée a été chargée et n'a pas été de tout repos. J'ai repéré plusieurs petits points qui peuvent-être optimisés pour faciliter les opérations de nos bénévoles sur les prochaines épreuves. Un gros point à optimiser concerne la gestion des engagements et la saisie des résultats : ce processus pourrait être d'une facilité déconcertante sans nécessiter de gros moyens. Un simple exemple serait l'ajout d'un code barre sur la licence : c'est gratuit, facile à fabriquer et à apposer sur les licences. Un lecteur de code barres coute environ 10€. Le coureur présenterait sa licence, elle serait lue par le lecteur et toutes les informations iraient dans le fichier Excel. Pour les commissaires, il suffirait de rendre une feuille avec les numéros de dossard, une saisie ensuite de ces numéros irait chercher les données correspondant au dossard. C'est un jeu d'enfant à réaliser, pour un gain de temps incroyable. En revanche, ça nécessite deux ordinateurs (un à l'inscription, un pour les commissaires), un lecteur de code barre et une clé USB (pour s'échanger le fichier).
Je ne regrette pas de ne pas avoir participé à l'épreuve et d'être resté à l'organisation pendant que mes équipiers couraient et que leurs femmes tenaient les différents postes. Ca m'a permis de découvrir de nouvelles choses, que ce soit en amont (la visite des sites, l'étude de parcours, les réunions avec les organismes publics, la réglementation, ...) ou pendant l'épreuve (remise et récupération des dossards, cérémonies protocolaires, ...). Si physiquement c'est plus difficile de faire l'épreuve sur le vélo, nerveusement c'est plus difficile d'être dans l'organisation.
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Bonjour Florent
RépondreSupprimerUn grand bravo à toute l’équipe de l'Asbm et à tous les bénévoles pour cette organisation sans faille .Super parcours , bonne ambiance , vous aviez même commandé le soleil !!
Félicitations
Didier ( Vc Corbas)